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法務(wù)專欄

合同簽名蓋章審核不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)提示

2024年05月30日  轉(zhuǎn)摘自:“上海一中法院”微信公眾號(hào)

    合同是交易的核心,企業(yè)在訂立合同的過(guò)程中,可能遇到對(duì)方偽造、私刻、擅自加蓋印章,或者有簽名無(wú)蓋章、有蓋章無(wú)簽名等情況,從而就合同是否發(fā)生效力引起大量糾紛,不利于交易順利開(kāi)展。
    《合同編通則司法解釋》第22條對(duì)異常人章關(guān)系及其合同效力進(jìn)行了規(guī)定,主要包括“真人假章”“有人無(wú)章”“有章無(wú)人”三種情形。本文將結(jié)合審判實(shí)踐,針對(duì)企業(yè)締約過(guò)程中涉及印章的多發(fā)高發(fā)風(fēng)險(xiǎn)情形,“對(duì)癥下藥”提供法律風(fēng)險(xiǎn)提示,以期幫助企業(yè)提前防范締約風(fēng)險(xiǎn)。
    一、關(guān)于行為人的身份和權(quán)限的審查
    企業(yè)在簽約過(guò)程中的關(guān)注點(diǎn)需從“認(rèn)章”向“認(rèn)人”轉(zhuǎn)變,即核實(shí)行為人(即簽章人)有無(wú)代表權(quán)或代理權(quán),這就要求企業(yè)在締約前審查對(duì)方行為人身份和權(quán)限。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)
    司法實(shí)踐中,有的法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人在蓋章之時(shí)沒(méi)有代表權(quán)或者代理權(quán),亦或超越其代表權(quán)限或代理權(quán)限,雖在合同上加蓋企業(yè)印章,但事后該企業(yè)以行為人沒(méi)有代表權(quán)或代理權(quán)等為由否定合同效力。
    1.法定代表人或負(fù)責(zé)人一定能代表企業(yè)嗎?
    不一定。一般情況下,法定代表人或負(fù)責(zé)人在以企業(yè)名義對(duì)外簽訂合同時(shí),無(wú)需企業(yè)另行授權(quán),即可代表企業(yè)。但是在法律法規(guī)規(guī)定合同所涉事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由企業(yè)權(quán)力機(jī)構(gòu)(例如股東會(huì))或者決策機(jī)構(gòu)(例如董事會(huì))進(jìn)行決議的,法定代表人或負(fù)責(zé)人的代表權(quán)是受限的。若合同相對(duì)方未盡到合理審查義務(wù)的,該合同不對(duì)企業(yè)發(fā)生效力,企業(yè)也無(wú)需承擔(dān)違約責(zé)任。典型的例子如企業(yè)對(duì)外提供擔(dān)保。
    2.委托代理有什么風(fēng)險(xiǎn)?
    委托代理指委托人委托代理人處理事務(wù),例如企業(yè)可授權(quán)委托代理人代為訂立合同。
    一般情況下,委托代理對(duì)代理事項(xiàng)、權(quán)限和期限有明確約定。而代理人在沒(méi)有代理權(quán)限、超越代理權(quán)限或者代理權(quán)終止后,仍然以企業(yè)名義對(duì)外訂立合同,但未經(jīng)企業(yè)認(rèn)可的,則該合同對(duì)企業(yè)不發(fā)生效力。
    3.職務(wù)代理有什么風(fēng)險(xiǎn)?
    職務(wù)代理指企業(yè)工作人員在其職權(quán)范圍內(nèi),以企業(yè)名義對(duì)外進(jìn)行民事法律行為,例如負(fù)責(zé)企業(yè)業(yè)務(wù)的員工在其職權(quán)范圍內(nèi),代表企業(yè)對(duì)外簽訂合同。在商事領(lǐng)域,職務(wù)代理與委托代理的區(qū)別主要如下:
    首先,委托代理一般是一事一授權(quán),而職務(wù)代理一經(jīng)授權(quán)可反復(fù)多次適用;其次,委托代理的權(quán)限以授權(quán)委托書為準(zhǔn),而職務(wù)代理的權(quán)限則以日常交易為限,重大交易仍需獲得特別授權(quán);再者,委托代理情況下的無(wú)權(quán)代理,企業(yè)通常不承擔(dān)任何責(zé)任,而職務(wù)代理情況下,企業(yè)仍需為其過(guò)錯(cuò)承擔(dān)責(zé)任,例如企業(yè)對(duì)其工作人員怠于履行選任監(jiān)督責(zé)任。
    企業(yè)工作人員以企業(yè)名義訂立的合同涉及事項(xiàng)存在以下情形時(shí),則視為該企業(yè)工作人員超越其職權(quán)范圍,合同對(duì)企業(yè)不發(fā)生效力:
    (1)依法應(yīng)當(dāng)由企業(yè)權(quán)力機(jī)構(gòu)或者決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行決議;
    (2)依法應(yīng)當(dāng)由企業(yè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)(例如董事會(huì)、理事會(huì))決定;
    (3)依法應(yīng)當(dāng)由法定代表人、負(fù)責(zé)人代表企業(yè)實(shí)施;
    不屬于通常情形下依該企業(yè)工作人員職權(quán)可以處理的事項(xiàng)。
    (二)提示與建議
    1.核實(shí)行為人的身份
    綜合考慮合同內(nèi)容,明確行為人是以個(gè)人名義簽訂合同,還是代表企業(yè)簽訂合同。若是以法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份簽訂合同,則涉及身份核實(shí),具體如下:
    (1)法定代表人、負(fù)責(zé)人身份核實(shí)。法定代表人和負(fù)責(zé)人的身份可以通過(guò)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)章程進(jìn)行審查,或通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等公開(kāi)途徑進(jìn)行查詢;
    (2)代理人身份核實(shí)。若行為人是代理人,則須進(jìn)一步審查代理類型。若是委托代理的代理人,主要形式審查有無(wú)授權(quán)委托書;若是職務(wù)代理的企業(yè)工作人員,主要審查行為人是否為企業(yè)在職員工以及是否享有法定職權(quán),行為人的著裝、工作場(chǎng)所、工作時(shí)間和簽約地點(diǎn)等行使職權(quán)的外觀因素,也是需要考慮的因素。
    2.核實(shí)行為人的代表權(quán)限或者代理權(quán)限
    主要確認(rèn)行為人是否為越權(quán)代表或者無(wú)權(quán)代理。具體如下:
    (1)當(dāng)行為人是法定代表人或負(fù)責(zé)人時(shí),在法律法規(guī)無(wú)特殊規(guī)定的情況下,一般都可以代表企業(yè);
    (2)當(dāng)行為人是代理人時(shí),主要考察授權(quán)委托書載明的授權(quán)范圍、授權(quán)時(shí)間;當(dāng)行為人是企業(yè)工作人員時(shí),需要考察工作人員的職務(wù)、職權(quán),適當(dāng)留意蓋章地點(diǎn)、蓋章時(shí)間等是否在該企業(yè)工作地點(diǎn)或工作時(shí)間,重大交易還需要核實(shí)該工作人員是否獲得特別授權(quán),并了解該企業(yè)章程、機(jī)構(gòu)設(shè)置、合同審批流程等。
    二、關(guān)于真人假章的處理
    (“真人假章”主要指行為人是有代表權(quán)或代理權(quán)的,但合同上加蓋的印章不是備案印章或者系偽造印,主要包括:
    1.法定代表人、負(fù)責(zé)人在合同書上簽字;
    2.代理人、工作人員以代理人身份在合同書上簽字;
    3.代理人、工作人員盡管并未在合同書上簽字,但能夠證明其以代理人身份參與了締約磋商。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)
    在司法實(shí)踐中,代企業(yè)締約的法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人確有代表權(quán)或代理權(quán),合同也體現(xiàn)企業(yè)的真實(shí)簽約意思,而部分企業(yè)為逃避合同責(zé)任,故意加蓋假章,并在事后主張合同對(duì)該企業(yè)不發(fā)生效力。
    (二)提示與建議
    在法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人以企業(yè)名義訂立合同且未超越權(quán)限,企業(yè)僅以合同加蓋的印章不是備案印章或者系偽造的印章為由主張?jiān)摵贤瑢?duì)其不發(fā)生效力的,人民法院不予支持
    建議:一方面,企業(yè)在簽訂合同前,可通過(guò)前述方式審查行為人的身份和權(quán)限,并留存審查過(guò)程的證據(jù);另一方面,還需審查所加蓋印章的類型和真?zhèn)?,可參考以下幾個(gè)方面:
    1.形式審查。例如審查印章上的企業(yè)名稱是否與企業(yè)一致,印章上的字是否扭曲,字體是否符合一般標(biāo)準(zhǔn)以及印章顏色是否異常等;
    2.資格審查。例如審查所用印章是否與在權(quán)威部門備案的一致,在此前或其他交易中是否使用過(guò);
    13.類型審查。印章種類繁多,常見(jiàn)有公章、合同專用章、業(yè)務(wù)章、財(cái)務(wù)章等,因此需審查所使用印章種類和合同類型是否匹配,是否超越印章使用范圍。
    三、關(guān)于有人無(wú)章的處理
    “有人無(wú)章”指的是合同書上雖然有行為人的簽名,但未加蓋印章。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)
    在實(shí)踐中,部分企業(yè)在事后以未加蓋公章,系行為人擅自簽約為由,主張簽約是行為人個(gè)人行為,從而否認(rèn)合同對(duì)企業(yè)發(fā)生效力。
    (二)提示與建議
    在能夠證明行為人是代表企業(yè)簽訂合同,且在訂立時(shí)并未超越權(quán)限的,即使未加蓋印章,合同依然對(duì)企業(yè)發(fā)生效力。值得注意的是,若合同當(dāng)事人明確約定以加蓋印章作為合同成立條件的,則合同因不滿足成立要件而不成立,對(duì)企業(yè)不發(fā)生效力。
    建議:
    1.企業(yè)在簽約前,確認(rèn)合同相對(duì)方是企業(yè)還是行為人個(gè)人,并相應(yīng)核實(shí)行為人的身份和權(quán)限,并留存審查過(guò)程的證據(jù);在簽約時(shí),應(yīng)明確合同是否對(duì)合同成立條件另有約定,若合同明確約定以加蓋印章作為合同成立條件,應(yīng)督促行為人及時(shí)加蓋印章;
    2.企業(yè)在人員管理方面,應(yīng)盡量選派可信人員擔(dān)任法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人,對(duì)于離職高管或涉及業(yè)務(wù)的工作人員,及時(shí)收回企業(yè)提供的身份證明文件,并告知潛在交易方;
    3.企業(yè)可在合同中約定以加蓋印章為合同成立條件,以減少“有人無(wú)章”情形下承擔(dān)合同責(zé)任的情況發(fā)生。
    四、關(guān)于有章無(wú)人的處理
    “有章無(wú)人”指的是合同書上僅有蓋章并無(wú)行為人的簽字?!坝姓聼o(wú)人”按照印章的真假,可分為“真章無(wú)人”“假章無(wú)人”。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)
    在實(shí)踐中,部分企業(yè)以合同書上的印章系行為人偽造、私刻,否認(rèn)合同效力,或者認(rèn)為印章系行為人未經(jīng)企業(yè)同意擅自加蓋,拒絕履行合同義務(wù)。
    合同加蓋印章確認(rèn)為假章的,如前所述,若不能確定印章系何人所蓋或與何人磋商締約,證明該行為人在其權(quán)限范圍內(nèi)訂立合同,自然合同不對(duì)企業(yè)發(fā)生效力;合同加蓋印章確認(rèn)是真章的,在不能確定行為人時(shí),因無(wú)法適用代表或代理制度,合同亦不成立。
    (二)提示與建議
    如果能夠確定合同系法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人在其權(quán)限范圍內(nèi)簽訂,無(wú)論其所加蓋印章的真?zhèn)?,該合同都?duì)企業(yè)發(fā)生效力。
    建議:一方面,企業(yè)在簽約前通過(guò)前述方式核實(shí)對(duì)方行為人的身份和權(quán)限,留存審查過(guò)程的證據(jù),并督促行為人在加蓋印章的同時(shí)簽字確認(rèn),完備簽約形式。另一方面,企業(yè)在印章管理方面,加強(qiáng)對(duì)印章原件的保管,可安排專人負(fù)責(zé)保管、用印,留存用印記錄和用印文件副本,建立健全用印審批程序。

(公司風(fēng)險(xiǎn)管理部供稿)

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